I sistemi di archiviazione digitale sono strumenti informatici progettati per ottimizzare la gestione del patrimonio informativo aziendale a tutela di privacy, riservatezza e sicurezza dell’impresa.
I documenti ed i dati aziendali fanno parte del patrimonio di ogni azienda e come tali devono essere debitamente tutelati.
Da tempo hanno preso piede i sistemi di archiviazione digitale, a discapito degli archivi cartacei, con netto risparmio di tempo e spazio.
Archiviazione delle informazioni aziendali
Ogni impresa produce e raccoglie giornalmente una grande quantità di documenti cartacei o digitali, dati, informazioni che contribuiscono a generare il patrimonio informativo aziendale.
Questo, come ogni processo aziendale, ha necessità di essere ottimizzato e razionalizzato sia in termini di spazio, tempo e velocità di consultazione che in termini di efficienza.
Pertanto, in rispondenza alla trasformazione digitale in atto, nella strategia aziendale l’imprenditore dovrebbe pensare di mettere a budget l’implementazione del sistema di archiviazione.
Implementazione banche dati
L’obiettivo è mettere al centro del lavoro di gestione dell’impresa, i dati, le informazioni, la loro tutela e sicurezza all’interno e all’esterno dell’azienda, per potenziare il suo sviluppo innovativo e competitivo sul mercato.
Oggi molte aziende, soprattutto le piccole e medie imprese, in vista di una necessaria riorganizzazione dell’assetto aziendale, stanno acquisendo la consapevolezza di avvalersi di un efficiente sistema di archiviazione che sia digitale.
Al fine di preservare il patrimonio aziendale si procede così al passaggio graduale verso una completa archiviazione digitale con la creazione di banche dati interne all’azienda.
Il proposito è proprio quello di ridurre gli spazi fisici di archiviazione, il tempo di ricerca delle informazioni, efficientando così il lavoro di tutti gli attori dell’impresa.
In questo processo di adeguamento del sistema di gestione documentale però, la piccola e media impresa ha certamente bisogno di un supporto consulenziale professionale.
Occorre infatti rispettare alcune accortezze, normative ed operative, per rendere davvero funzionale e sicura la gestione digitale dei dati e dei documenti aziendali.
Il nostro proposito è fornire le linee guida per gestire al meglio il patrimonio informativo, in linea alla:
- policy aziendale;
- sicurezza delle informazioni;
- privacy.
Ma quali sono di fatto gli strumenti atti ad organizzare in maniera ordinata e strutturata il patrimonio informativo di un’impresa e quindi ad efficientarne il processo lavorativo?
Sono le banche dati digitali e ciò che sta alla base della struttura informatica delle stesse, i software di gestione documentale.
Tipici beni informatici che, nell’attuale contesto economico e sociale, hanno conquistato un posto strategico a supporto delle diverse attività d’impresa.
Gestione documentale digitale
La gestione documentale, organizzata in maniera efficiente e organica in banche dati, diventa quindi un’esigenza per la stessa impresa per razionalizzare le informazioni aziendali, riferite a clienti, fornitori, ai prodotti e servizi e agli stessi dipendenti e collaboratori.
L’obiettivo è mantenere una continuità informativa all’interno e all’esterno dell’azienda, volta a ridurre:
- gli errori propri di un archivio cartaceo o digitale disorganizzato e settoriale;
- la relativa perdita di informazioni, con il rischio di ritardare la pronta risposta alle richieste di clienti e fornitori.
Una volta acquisito il documento, questo viene indicizzato e protocollato per essere conservato in formato digitale nel sistema documentale.
I documenti vengono così riorganizzati:
- in funzione dell’uso stesso che deve farne l’azienda;
- in base al livello di autorizzazione di accesso dell’utente che potrà ricercare, visualizzare, modificare, stampare o condividere il documento stesso.
Soluzioni di archiviazione digitale
La conservazione dell’archivio elettronico può avvenire in diverse soluzioni a seconda delle possibilità e dell’esigenza stessa dell’impresa:
- tramite un server presente all’interno dell’azienda;
- tramite il cloud. Il sistema di archiviazione è esterno all’azienda, avviene direttamente online ed è gestito da terze parti.
Una nuova modalità che permette di archiviare le informazioni aziendali, senza perdere alcun dato in fase di scambio e condivisione delle informazioni.
Soluzione cloud per l’archiviazione digitale
L’archiviazione secondo la soluzione in cloud comporta però anche dei rischi, tra cui quelli connessi all’affido dei dati a terzi, da cui di fatto deriva la necessità di attuare particolari cautele.
Dal punto di vista della privacy e della sicurezza informatica, infatti, il soggetto terzo, proprietario del cloud, deve garantire la dovuta affidabilità, considerato che gli stiamo consegnando parte del patrimonio della nostra azienda, e non solo.
Occorre essere ben consapevoli delle procedure e delle condizioni applicate dal gestore, verificando che le stesse rispondano alle esigenze dell’azienda.
E garantire altresì di avere sempre la piena disponibilità di quanto caricato sul cloud (lo stesso deve valere per un archivio digitale interno).
La scelta per una o per l’altra soluzione dipende dall’entità di flusso di informazioni che devono essere archiviati dall’azienda e dagli obiettivi di sicurezza, al fine di performare al meglio i processi aziendali.
Ma quali sono i vantaggi che possono generarsi con una gestione documentale digitale?
Vantaggi dell’archiviazione digitale
L’impresa che sceglie di razionalizzare il suo patrimonio informativo tramite la digitalizzazione può beneficiare:
- di un risparmio di costi in carta stampata e riduzione degli spazi fisici di archiviazione;
- della rimozione di qualsiasi possibilità di duplicazione di uno stesso documento all’interno dell’archivio;
- di un risparmio in costi di gestione dell’archivio aziendale;
- della possibilità di accedere allo stesso documento da parte di più utenti;
- di una semplificazione nell’accesso ai dati da parte dell’utente, per mezzo di specifici filtri di consultazione e peculiari modalità di ricerca di parole chiave;
- di un controllo garantito degli accessi alla banca dati.
In questo processo, sarà però opportuno dettare specifiche regole comportamentali interne – tramite apposite policy – al fine di istruire e sensibilizzare i propri dipendenti all’idonea condotta da tenere in fase di raccolta, archiviazione e cancellazione dei dati.
Archiviazione digitale e rispetto della privacy
La formazione delle risorse aziendali e la razionalizzazione dei relativi processi, permette di garantire il rispetto della normativa vigente in materia di privacy.
Oltre a riconoscere una maggiore sicurezza delle informazioni coinvolte ed una migliore efficienza delle procedure aziendali.
Noi come Avvocati d’impresa possiamo esservi di supporto fornendovi una consulenza legale esperta in materia di privacy, sicurezza e tutela della riservatezza dei dati.
Il nostro obiettivo è darvi gli strumenti legali per poter investire con fiducia nella progettazione e utilizzo di banche dati a tutela del vostro patrimonio informativo aziendale.
Non esitate a contattarci per saperne di più.