La compliance aziendale è uno “state of mind” nella gestione dell’azienda, in quanto la orienta verso la conformità alla legge di tutti i suoi processi e modelli di organizzazione, permettendo di migliorarne la competitività sul mercato.
L’imprenditore, per una più vantaggiosa e strategica gestione ed attuazione del proprio business, deve pensare e agire in vista di un efficientamento e ottimizzazione dei processi aziendali che siano strutturati secondo un approccio integrato tra procedure aziendali e normativa.
Un approccio che mira a verificare e migliorare i vari processi interni aventi ad oggetto:
- qualità;
- investimenti;
- know how;
- protezione dei dati personali;
- sicurezza informatica;
- sicurezza sul lavoro;
- responsabilità amministrativa;
- gestione economica e finanziaria;
affinché dialoghino tra loro, e che si esprime in termini di “compliance aziendale”.
In questa sede vogliamo dare alcuni spunti su questo processo che, indubbiamente, è applicabile alle diverse attività aziendali che abbiamo trattato fino ad ora nei nostri approfondimenti in materia di:
- proprietà intellettuale
- innovazione dei processi aziendali
- patrimonio informativo aziendale
- tutela beni aziendali e sicurezza dei dati
- concorrenza sleale
- impresa e dati personali
- tutela del know how
- modello 231
Cos’è la compliance aziendale?
La “compliance aziendale” è dunque un processo interno che mira a organizzare l’azienda affinché sia conforme e rispettosa di tutte le regole, non solo normative, relative all’attività svolta.
Un’adeguata compliance fa sì che l’impresa non s’imbatta in un:
- rischio normativo, con conseguenti sanzioni civili, amministrative o penali, per cui l’obiettivo per l’impresa è prevenire qualsiasi “rischio di non conformità” alla normativa di legge, così come ai codici di condotta, procedure e statuti aziendali;
- rischio reputazionale, ovverosia un possibile danneggiamento della propria reputazione di fronte a dipendenti e fornitori, sino a raggiungere anche la propria clientela, la comunità finanziaria e l’opinione pubblica.
Quindi, il compito di ogni imprenditore consiste nel mettere in atto un insieme di misure tecniche e organizzative in un’ottica di integrazione, monitoraggio e anche aggregazione delle varie attività e processi aziendali, per garantire un miglioramento continuo dell’Impresa.
Si dovrà così armonizzare le risorse aziendali alle relative attività e processi, tramite un’esatta distribuzione di compiti e responsabilità, che tenga conto delle diverse funzioni aziendali (quali amministrazione, controllo, legale, marketing, produzione, etc.) secondo un sistema di “compliance integrata”.
La compliance integrata
Per ogni azienda la sfida più grande è essere in grado di realizzare una compliance che impieghi un approccio integrato di tutte le discipline in maniera strategica e ai fini di una più efficiente competitività aziendale.
Lo scambio di flussi informativi è essenziale per:
- prendere effettivamente coscienza della realtà aziendale;
- intervenire prontamente a prevenzione di ogni rischio;
- efficientare il modello di organizzazione sfruttando i vari sistemi affinché non agiscano separatamente tra loro.
Ma come far conoscere all’intera azienda cosa sia e come si applichi la compliance aziendale?
Comunicare la compliance aziendale
All’interno di ogni impresa è fondamentale non settorializzare ruoli e responsabilità ma essere proattivi e celeri nell’assicurare un’adeguata ed equilibrata comunicazione (interna ed esterna) al fine di avere piena consapevolezza delle gerarchie aziendali, dei relativi compiti, funzioni e responsabilità.
Un approccio comunicativo trasparente ed efficace, identificabile anch’esso come bene aziendale, che coinvolga tutti i players dell’azienda – interni ed esterni (fornitori, clienti) – per mettere in atto una valida e funzionale organizzazione aziendale.
Appunto per questo, comunicazione e approfondita conoscenza normativa sono le specifiche parole chiave dell’impresa di cui tenere conto, affinché nella gestione del proprio business non si oltrepassi quella sottile linea tra ciò che è lecito e ciò che non lo è.
Pertanto, la compliance assume lo specifico scopo di:
- organizzare la struttura aziendale secondo adeguate misure di prevenzione del rischio per proteggersi da eventuali sanzioni (anche penali);
- consentire all’impresa di sfruttare al massimo le proprie potenzialità economiche e commerciali senza ricadere in condotte illecite a danno della sua stessa immagine e reputazione.
Questo è possibile attraverso l’adozione di un opportuno modello organizzativo di gestione e controllo aziendale (Modello 231).
Il Modello organizzativo
La gestione del rischio di non conformità avviene tramite l’adozione, da parte dell’impresa, del Modello 231, disciplinato dal D. Lgs. 231/2001.
Un Modello 231 (MOG) efficiente ed efficace si dimostra utile e di aiuto a:
- evitare la commissione di reati da parte di amministratori, dipendenti, fornitori;
- migliorare e potenziare il rapporto con la clientela;
- consolidare l’applicazione dei principi etici previsti dal codice etico aziendale;
- tutelare gli amministratori da responsabilità civili e penali;
- prevenire possibili ripercussioni di carattere economico e reputazionale;
- difendere l’azienda da pratiche scorrette che possano comportare anche rischi alla salute e sicurezza dei lavoratori.
In conclusione, la sfida di ogni imprenditore risponde alla capacità di metter in pratica un utile approccio della gestione dei rischi di non conformità e quindi di compliance aziendale, per cui è doveroso:
- partire dall’individuazione degli attori coinvolti nell’organizzazione aziendale e nei relativi processi;
- avere ben chiari gli obiettivi che si vogliono perseguire;
- valutare bene l’impatto, i rischi e i benefici del progetto aziendale di business, rispetto ai fattori che possano influenzare l’adeguamento alla normativa e ai processi sia di tipo organizzativo che tecnologico.
Per questo, in un contesto come quello attuale, in cui la trasformazione digitale fa da padrona, comportando un profondo cambiamento in termini di:
- esperienza del consumatore;
- progettazione aziendale;
- modalità di acquisizione di mercato;
- produzione e distribuzione di prodotti/servizi;
progettare un modello di business che metta al centro un sistema di valutazione dei rischi secondo un approccio di compliance aziendale integrato, è di fatto un valore aggiunto per la competitività di un’impresa.
Se hai necessità di capire le dinamiche di una compliance aziendale strategica e integrata, da applicare alla tua impresa, che sia conforme alla normativa e alle procedure aziendali, e effettuare un’efficace valutazione dei rischi, non esitare, contatta il nostro Studio.